Miksi sähköposti ei mene perille? Näin parannat mahdollisuuksiasi saada viesti läpi

Tiedät varmaan tunteen; Olet saanut tosi tärkeän viestin valmiiksi ja painat Lähetä-painiketta. Sinne meni.

Voitko olla varma, että sähköposti myös menee perille?

Et niin.

Roskapostittajat eli spämmääjät ovat tehneet sinun ja minun elämästä vaikeaa. Nuo niljakkeet keksivät koko ajan uusia jippoja iskeä vyön alle ja haaskaavat aikaamme turhilla viestellä.

Siksi myös sähköpostipalvelimia ruuvataan jatkuvasti tiukemmalle. Ne suodattavat joskus hyvinkin tehokkaasti ylimääräisen moskan, mutta samalla haaviin jää tärkeitä viestejä. Eli se sinun viestisi.

Miten varmistat, että olet tehnyt kaiken mahdollisen, että sähköpostiviestisi menee perille?

Tein sinulle listan vinkeistä, joilla voit ylentää viestisi parhaaseen A-luokkaan.

Jätän tästä tahallani pois kohdat, jotka sinun pitäisi antaa ammattilaisten hoitaa, kuten erilaiset palvelimen tekniset niksnaakkelit, joilla parannetaan viestin uskottavuutta. Ne eivät ole meidän maallikkojen juttuja.

Mutta nämä voit tehdä heti ilman yliopistokoulutusta:

1. Älä käytä sähköpostissa kuvia, kivoja värejä tai kirjasimia

Tällä parannat jo huimasti perillemenoprosenttia. Sähköpostipalvelimet käyvät (CIA:n lisäksi) tarkasti lävitse lähettämäsi viestin ja antavat miinuspisteitä muun muassa liian tyylitellystä viestistä.

Myös kuvat laukaisevat mielellään roskapostisuodattimen. Kyllä, firmasi hieno logo allekirjoituksessa on postipalvelimien mielestä merkki viestin heikosta laadusta.

Mitä sinä voit tehdä?

Ota sähköpostiohjelmasi asetuksista pois päältä ominaisuus, joka mahdollistaa tekstin tyylittelyn (lihavoinnit, värit, väliotsikot jne.).

Kuvassa on Thunderbird-sähköpostiohjelman asetus, josta viestit muutetaan ”Pelkkä teksti” -muotoisiksi. Täältä löydät ohjeet Outlookin asetusten muuttamiseen.

Tämän jälkeen viestisi on pelkkää tekstiä, eikä sinne voi vahingossakaan lisätä kuvia tai muita muotoiluja, jotka voivat aktivoida roskapostisuodattimet.

Onneksi kuitenkin viestiin lisäämäsi linkit ovat klikattavia lähetyksen jälkeen. Linkkiä ei siis tarvitse kopioida viestistäsi, vaan siitä pääsee helposti eteenpäin klikkaamalla.

Muuten, älä käytä linkkien lyhentämispalvelua, kuten Bit.ly. Miksikö? Koska roskapostittajat käyttävät sitä isolla kädellä ja se on siksi yksi merkki roskapostista.

2. Vältä liitteiden käyttämistä

Liitteiden, kuten PDF- tai Word-tiedostojen lisääminen sähkopostiisi laukaisee roskapostisuodattimet välittömästi. Suurin osa postipalvelimista ei edes päästä lävitse viestiä, jossa on liian suuri liite. Raja voi kulkea jo 20 megan kohdalla.

Mitä sinä voit tehdä?

Voit ohittaa tämän ongelman ottamalla käyttöön jonkin pilvipalvelun, kuten Microsoftin OneDrive, Dropbox tai Google Drive. Lisää tiedostosi johonkin tällaiseen palveluun ja liitä sähköpostiisi suora linkki siihen.

Alussa tämä voi tuntua hieman työläältä, mutta kun saat vauhdin päälle, homma hoituu kätevästi. Noista kaikista on saatavilla myös ilmainen versio.

3. Älä huuda viestissäsi

”Nettietiketissä” SUURAAKKOSTEN käyttäminen koetaan huutamiseksi ja siksi myös osittain töykeäksi tavaksi kirjoittaa.

Erityisesti viestisi otsikossa olevat suuraakkoset eivät vain ärsytä vastaanottajaa, mutta ne myös laukaisevat roskapostisuodattimet. Saman tekee huutomerkkien liikakäyttö. Yksi riittää sitä lajia.

Itse asiassa kysymysmerkin käyttö otsikossa on paljon parempi idea kuin huutomerkki. Tästä on tehty tutkimuskin.

Mitä sinä voit tehdä?

Älä tee niin kuin roskapostittajat, jotka huutavat ja luovat draamaa, vaan naputtele uteliaisuutta virittävä otsikko ja ytimekäs tekstisisältö ilman turhia kikkakolmosia.

Niin ohitat roskapostisuodattimet ja samalla varmistat, että viestisi tulee myös luetuksi.

4. Vältä tiettyjä sanoja viestin otsikossa

Jos sinun on pakko puhua työpostissasi *iagrasta tai muista jännitettä aiheuttavista lääkevalmisteista, valmistaudu siihen, että viestisi voi löytyä internetin kaatopaikalta.

Eräällä asiakkaallani viesti ei mennyt perille, koska viestin otsikossa oli ”House band”. Järjetöntä, mutta vastaanottava postipalvelin oli rankannut sen roskapostittajien käyttämäksi sanaksi.

Lisäksi liian lyhyt otsikko, kuten yksi ainoa sana otsikossa voi laukaista hälyttimet.

Mitä sinä voit tehdä?

Onneksi suodatus tapahtuu vielä suurimmaksi osaksi englannin kielisille sanoille. Silti kannattaa välttää liian provosoivia vierasperäisiä sanoja. Täältä löydät esimerkkejä, joita kannattaa välttää.

5. Massapostitukset tehdään muilla ohjelmilla

Lähetätkö uutiskirjeitä sähköpostiohjelmastasi? Ei kannattaisi, sillä palveluntarjoajasi on melko varmasti rajoittanut kerrallaan lähetettävien viestien määrää.

Jos lähetät yhdellä kerralla satoja viestejä, huonolla säkällä sähköpostitilisi voi joutua hyllylle joksikin aikaa. Tai ainakin viestit voivat joutua jonoon lähetettäväksi seuraavana päivänä.

Mitä sinä voit tehdä?

Tarkista palveluntarjoajaltasi kuinka monta viestiä voit lähettää kerrallaan. Äläkä ylitä rajaa.

Vielä parempi idea on hankkia palvelu, jonka kautta voit lähettää kerralla surutta vaikka miljoona viestiä. Tällaisia palveluja on esimerkiksi Mailchimp. Lisää löydät Googlaamalla.

Yhteenveto

Roskapostittajien vuoksi meidät on taannutettu kivikaudelle viestien lähettämisessä. Sähköpostin pitäisi olla tärkein viestittelytapa yrityksissä, mutta sen luotettavuus viestien perille viennistä heikentyy jatkuvasti.

Vaikka sähköpostiohjelmat tarjoavat nykyään kaikkea kivaa, kuten viestin tyylittelyä kirjasimilla, väreillä, kuvilla – niitä ei voi oikeastaan käyttää. Ei edes liitetiedosto-ominaisuutta.

Olen käyttänyt sähköpostia jo yli 20 vuotta, jonka aikana on tullut testattua vaikka millaisia mikkihiiripalveluja. Osa on ollut Microsoftin ja Googlen tasoisia ja osaa en kehtaa edes mainita samalla viikolla.

Mutta yhteistä kaikille on ollut, että viestien perillemeno paranee yllä olevilla vinkeillä.

Suosittelen ainakin testaamaan.

Mitä mieltä olet?

Jäikö jokin vinkki listasta pois? Höpisenkö perättömiä?

Jätä alle kommentti – ja vinkkaa kaverillesikin tästä artikkelista. Kiitos ajastasi!

Lue myös:

• 12 testattua tapaa, joilla saat lisää asiakkaita ja tuloja
• Kannattaako alennuksia antaa? Ei. Tee mieluumin näin!